Email Archivierung

Digitalisierung für den Mittelstand – wir schaffen die (Daten)basis für eine revisionssichere
E-Mail-Archivierung

Der digitale Umbruch des 21. Jahrhunderts prägt die Wirtschaft global, doch wie viel Eile hat es
mit der Digitalisierung für den Mittelstand in Deutschland tatsächlich? Mindestens eine Stelle im
Unternehmen zwingt zu einer zeitnahen Auseinandersetzung mit dem Thema Digitalisierung – dies ist
der E-Mail-Briefkasten. Per Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) sowie
mitgeltender Gesetze besteht für Unternehmen die lückenlose Nachweispflicht für empfangene und
gesendete E-Mails, soweit es sich um handels- und steuerlich relevante Dokumente handelt. Gefordert
ist eine revisionssichere Email-Archivierung. Mit komfortabler Suchfunktion ausgestattet, überzeugt
digitale E-Mail-Archivierung zuverlässig und schnell als smarte Problemlöserin.

Anforderungen an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung

Für den allgemeinen geschäftlichen Schriftverkehr („Handelsbriefe“) beträgt die gesetzlich
geforderte Aufbewahrungsdauer sechs Jahre. Für handels- und steuerrechtlich relevante Dokumente
sind zehn Jahre gefordert.
Abhängig von Branche und Unternehmensgröße ist die Anzahl der im Detail aufbewahrungspflichtigen
Dokumentenarten meist ebenso komplex wie die Titel der Verwaltungsvorschriften selbst. Belege wie
Rechnungen oder Quittungen zählen dazu ebenso wie Aufträge, Verträge, Bestellungen, Reklamationen
oder Nebenabreden sowie vieles mehr.

Unsere Aufgabe ist es, Sie technisch in die Lage zu versetzen, bei angekündigten oder
unangekündigten Betriebsprüfungen einen rechtskonformen und revisionssicheren Datenteppich
auszulegen.

Digitales E-Mail-Archiv – die Vorteile unserer cloud-basierten Lösung
Diese E-Mail-Archivierung wird als Cloud-Lösung implementiert. So werden die Speicherkapazitäten
Ihres Firmenservers nicht belastet. Zusätzliche Investitionskosten für Server-Hardware und
Software-Lizenzen entfallen.

Das digitale E-Mail-Archiv lässt sich nahtlos in gängige E-Mail-Verwaltungssysteme wie Microsoft
Outlook integrieren. Dies erspart lange Ausfallzeiten aufgrund von Mitarbeiterschulungen, da die
Anwender bereits mit der Handhabung der Benutzeroberfläche weitgehend vertraut sind.

Jeder Anwender erhält einen rechtebasierten Zugriff auf das Archiv.

Zeitgemäße Verschlüsselungstechnologie ermöglicht Ihnen denn sicheren Zugriff auf alle E-Mails
von jedem Ort der (technisierten) Welt an 24 Stunden des Tages.

Als engagierte und kommunikative Experten rund um das Thema Digitalisierung für den Mittelstand
beantworten wir gern im Vorfeld Ihre firmenspezifischen Fragen zur digitalen E-Mail-Archivierung!